Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo Car Audio Mobile J.A recolecta, usa, conserva y protege los datos personales, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: [pendiente: razón social]
• Nombre comercial: Car Audio Mobile J.A
• NIT: [pendiente: NIT]
• Domicilio y dirección: [pendiente: dirección], Bogotá D.C., Colombia
• Teléfono: [pendiente: teléfono]
• WhatsApp: [pendiente: WhatsApp]
• Correo para asuntos de datos personales: [pendiente: correo para datos personales]
• Sitio web: https://caraudiomobile.com

2. Marco normativo

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25), y de las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen. Cuando haya información de comportamiento crediticio que se reporte a operadores de información financiera, también aplica la Ley 1266 de 2008. Los contactos comerciales y de cobranza se rigen además por la Ley 2300 de 2023.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita del responsable dirigida al titular, que le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil o la profesión u oficio.
• Datos sensibles: datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud, la vida sexual, el origen racial o étnico y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia: envío de datos personales por el responsable o encargado ubicado en Colombia a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, para que un encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo se recolectan los datos pertinentes y adecuados para cada finalidad, se usan únicamente para las finalidades informadas y se protegen frente a accesos no autorizados.

5. Datos que se tratan

Identificación y contacto

Nombre, tipo y número de documento, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, ciudad y dirección. Cuando el cliente es una empresa, también sus datos tributarios y los de la persona de contacto.

Relación comercial

• Solicitudes de información y de cotización, cotizaciones emitidas, pedidos, compras, entregas e instalaciones acordadas.
• Datos del vehículo que el titular comparta para verificar compatibilidad, instalación o garantía (por ejemplo, marca, modelo y año).
• Pagos: medio utilizado, valor, fecha y referencia o comprobante. El sitio web no procesa pagos en línea.
• Ventas a crédito y planes de cuotas: condiciones pactadas, cuotas, fechas, abonos, saldos, estado de la obligación (cartera) y gestiones de cobro.
• Facturación: los datos necesarios para expedir la factura electrónica.

Garantías, soporte y PQR

Descripción de la solicitud, fotos o documentos que el titular adjunte, código de seguimiento, historial de atención, diagnóstico y solución, y la calificación del servicio cuando el titular decide darla.

Navegación del sitio

Cookies y almacenamiento local necesarios para el funcionamiento del sitio (ver la Política de cookies) y datos técnicos mínimos de la conexión (dirección IP, navegador, fecha y hora), que se usan para la seguridad, la prevención de abusos y como evidencia de las autorizaciones otorgadas.

Asistente del sitio y canales de mensajería

Los mensajes que el visitante escribe en el chat del sitio, los datos que decida compartir en ellos y un identificador de la conversación que permite continuarla. Si la conversación pasa a un asesor, este puede leer el historial para atenderla. Cuando la empresa atiende por WhatsApp, se tratan los mensajes y datos de contacto de ese canal.

Datos sensibles

Car Audio Mobile J.A no solicita datos sensibles. El titular no está obligado a suministrarlos, y la respuesta a cualquier pregunta sobre este tipo de datos es facultativa. Si una persona los comparte de forma espontánea (por ejemplo, en un mensaje del chat), no se usarán para ninguna finalidad y podrán suprimirse.

Niños, niñas y adolescentes

El sitio y los servicios no están dirigidos a menores de edad. Sus datos solo se tratan cuando sea necesario, a través de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

6. Finalidades

1. Atender solicitudes de información, cotización, contacto y asesoría por cualquiera de los canales de la empresa, incluido el asistente del sitio.
2. Confirmar y ejecutar compras: preparar pedidos, coordinar entregas, recogidas e instalaciones, y expedir la factura electrónica a través del proveedor autorizado por la DIAN.
3. Registrar pagos y gestionar las ventas a crédito, los planes de cuotas, la cartera y la cobranza, usando los canales que el titular haya autorizado y dentro de los horarios y la periodicidad que permite la Ley 2300 de 2023.
4. Tramitar garantías, solicitudes de soporte, peticiones, quejas y reclamos (PQR), derechos de retracto y reversión del pago.
5. Enviar comunicaciones sobre el estado de las solicitudes, cotizaciones, pedidos, pagos y casos de soporte.
6. Medir la satisfacción con la atención y mejorar los servicios, con análisis estadísticos internos que, cuando es posible, se hacen sobre datos agregados.
7. Enviar información comercial, promociones y novedades solo cuando el titular lo haya autorizado de forma separada y expresa, únicamente por el canal autorizado (correo, WhatsApp, SMS o llamada) y respetando los horarios, la periodicidad y la opción de retiro que establece la Ley 2300 de 2023. Esta autorización no es condición para comprar ni para recibir atención, y puede revocarse en cualquier momento.
8. Proteger la seguridad de la plataforma, de los clientes y de la empresa: control de acceso, registro de auditoría y prevención del fraude.
9. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

Si la empresa reporta información de cumplimiento o incumplimiento de obligaciones a operadores de información financiera (centrales de riesgo), lo hará solo con la autorización previa del titular y conforme a la Ley 1266 de 2008, incluida la comunicación previa al titular antes de cualquier reporte negativo.

Car Audio Mobile J.A no vende ni alquila datos personales.

7. Autorización y casos en que no se requiere

El tratamiento se basa en la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada. En ningún caso el silencio se entiende como autorización.

No se requiere autorización, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, de datos de naturaleza pública, de casos de urgencia médica o sanitaria, de tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Registro de las autorizaciones

Cada autorización queda registrada en la plataforma con la fecha y hora, el canal, la finalidad, el texto aceptado y la versión de esta política vigente en ese momento, junto con los datos técnicos de la conexión cuando se otorga en el sitio web. Las revocatorias se registran de la misma manera, sin borrar el historial. La autorización para mensajes comerciales es independiente de la que se otorga para atender una solicitud.

8. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos. La supresión y la revocatoria no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (por ejemplo, mientras exista una obligación de pago pendiente o deban conservarse documentos por mandato legal).
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas.

Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y las personas a favor de quienes se haya estipulado. Los derechos de los menores de edad se ejercen por quienes estén facultados para representarlos.

9. Área responsable y canales de atención

La atención de las consultas y los reclamos sobre datos personales está a cargo de: **[pendiente: área o persona que atiende los datos personales]**. Los titulares pueden presentarlos por estos canales:

• Correo electrónico: [pendiente: correo para datos personales]
• Sección Soporte del sitio web, indicando que la solicitud trata sobre datos personales. El sistema entrega un código para hacer seguimiento.
• Por escrito en los puntos de venta, cuyas direcciones se publican en la sección Sedes del sitio.
• Teléfono: [pendiente: teléfono], para orientación. Los reclamos deben presentarse por un medio que deje constancia.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Contenido de la solicitud

La solicitud debe incluir el nombre y la identificación del titular (o de quien actúa en su nombre, con la prueba de su calidad), la descripción clara de lo que se pide, la dirección o el correo para recibir la respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

Consultas

Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo, que se tramita así (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

1. El reclamo se presenta por escrito, con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.
3. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Queja ante la autoridad

Agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

11. Seguridad de la información

La empresa aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Acceso a la plataforma con usuarios individuales, roles y permisos según la función de cada persona, y verificación en dos pasos disponible para el personal.
• Restricción de los datos personales en los listados al mínimo necesario y acceso a costos y datos financieros solo con permisos específicos.
• Registro de auditoría de las operaciones importantes, que no puede modificarse.
• Cifrado de la información en tránsito entre el navegador y la plataforma.
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
• Deber de confidencialidad del personal y de los encargados del tratamiento.

Si se presenta un incidente de seguridad que ponga en riesgo los datos de los titulares, la empresa adoptará las medidas para contenerlo e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

12. Conservación de los datos y vigencia de las bases de datos

Los datos se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, y durante los plazos que exijan las normas comerciales, contables, tributarias y de protección al consumidor (por ejemplo, para atender garantías o conservar la prueba de una venta). Cumplidas esas finalidades, los datos se suprimen o se anonimizan, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

Las bases de datos de la empresa estarán vigentes mientras la empresa desarrolle su actividad y subsistan las finalidades descritas en esta política.

13. Encargados, transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, la empresa puede apoyarse en proveedores que tratan datos por su cuenta (encargados), como:

• El proveedor de alojamiento (hosting) de la plataforma y de su base de datos.
• El proveedor de envío de correos electrónicos.
• WhatsApp Business (Meta), si la empresa habilita ese canal.
• El proveedor de inteligencia artificial que genera las respuestas del asistente del sitio (por ejemplo, Anthropic, con sede en Estados Unidos), si la empresa lo habilita. En ese caso, los mensajes del chat se envían a ese proveedor para producir la respuesta. Sin ese proveedor, el asistente funciona en un modo básico dentro de la plataforma. Se recomienda no escribir en el chat datos sensibles ni números de documentos que no sean necesarios.
• El proveedor de facturación electrónica autorizado por la DIAN.
• Las transportadoras, cuando se acuerde un envío, que reciben los datos necesarios para la entrega.

Con cada encargado se suscribe un contrato o acuerdo de transmisión que señala el alcance del tratamiento, las actividades que realizará por cuenta de la empresa y sus obligaciones: tratar los datos conforme a los principios de la ley y a esta política, salvaguardar su seguridad y guardar confidencialidad. Las entidades financieras y de pago que procesan el medio de pago elegido por el cliente actúan bajo sus propias políticas.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados o almacenar información fuera de Colombia. Las transmisiones internacionales a encargados se realizan con el contrato de transmisión mencionado, en los términos del Decreto 1074 de 2015. Las transferencias internacionales de datos solo se harán a países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (entre ellos, con la autorización expresa e inequívoca del titular o cuando sean necesarias para ejecutar un contrato entre el titular y la empresa).

14. Cookies

El uso de cookies y del almacenamiento local del navegador se explica en la Política de cookies.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando la empresa se encuentre dentro de los supuestos de obligatoriedad previstos en el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y mantendrá actualizada esa información.

16. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial de esta política se comunicará oportunamente a los titulares a través del sitio web y de los canales de contacto disponibles, antes de implementarlo. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización. Cada versión queda identificada con su número y fecha.

17. Vigencia

Esta política rige desde el 5 de nov de 2026.